Inventarios

A través de nuestra experiencia como consultores de Activo Fijo, hemos detectado una problemática común en muchos de nuestros clientes: el descontrol por falta de administración del Activo Fijo. Esto da como resultado que los inversionistas no tengan la certeza de saber dónde está invertido su patrimonio.

Por lo regular se trabaja con bases de datos independientes entre los diferentes departamentos de las organizaciones, de tal forma que administración, finanzas, contabilidad, operaciones, mantenimiento y sistemas, tienen distintos inventarios del Activo Fijo, que pocas veces coincide con el inventario físico de los mismos.

Como solución le ofrecemos la realización de un inventario físico con un etiquetado o plaqueado de los Activos Fijos, con descripciones completas que identifiquen adecuadamente a cada Activo, de tal forma que se pueda trabajar sobre una base de datos única, que se comparta entre los distinto factores relacionados al Activo
Fijo.

También proporcionamos asesoría para que ésta información se pueda intercambiar entre las diferentes áreas involucradas, de tal forma que sea útil para la toma de decisiones respecto al patrimonio de su empresa.

Ofrecemos el diseño de manuales de procedimientos específicos para su negocio respecto a la administración y manejo del Activo Fijo. Identificamos cada activo de acuerdo a las caracte-rísticas, especificaciones, ubicación, personal responsable del mismo (resguardos), centro de costo y cuenta contable; de tal manera que la información de los mismos sea confiable.

Para esta tarea contamos con Software especializado en la administración del Activo Fijo, el cual representa la alternativa perfecta para la administración del patrimonio.

En esta etapa se lleva a cabo un levantamiento físico al 100% del inventario de activo fijo, una vez que se ha definido conjuntamente con el cliente un catálogo de activos inventariables que cargados en nuestro sistema de levantamiento optimizan el tiempo y homogenización de la información a ser levantada.

Complementariamente se deberá levantar en esta etapa también la siguiente información centro de costo, nombre del responsable que tiene asignado el activo con número de empleado, fotografía del activo y localización física definida por empresa del grupo, plaza, edificio, bodega y departamento.

En esta parte del proceso es requerido también llevar a cabo un etiquetado o plaqueado de los activos, que servirá para la identificación posterior y referencia de manera específica de cada uno de los activos, por lo que esta etiqueta contendrá una clave alfanumérica única por activo.

Los datos recabados en esta etapa son:

1. Descripción del activo fijo (descripción genérica, marca, modelo, número de serie, estado físico del activo, número económico y descripción detallada:

2. Número de placa asociada a cada activo.

3. Cuenta de mayor.

4. Clave de equipo.

5. Centro de costo.

6. Número de empleado.

7. Nombre de empleado.

8. Ubicación física del activo.

9. Fotografías de los activos.

Como parte del control del activo fijo, siempre es necesaria la correlación entre los bienes existentes en el sistema contable y el inventario físico realizado, así como sus valores, lo que se lleva a cabo en las siguientes etapas:

Conciliación Directa. Se emplea esta metodología cuando las descripciones de la base contable permiten asignar cada valor histórico de la misma a una unidad de inventario en forma segura a través de la descripción.

Conciliación por Asignación. Se emplea esta metodología cuando la descripción contable no permita asignar de manera directa el valor histórico. Esto significa que existe un grado de certeza menor al de la Conciliación Directa. También se hace esta asignación cuando una unidad mínima indivisible del inventario, en la base contable se encuentre dividida en varios componentes, por lo que será necesario unir los diferentes conceptos en un solo registro.

Asignación de Valores. Se empleará esta metodología cuando no sea posible relacionar el levantamiento físico de activos fijos con ninguna factura ni registro contable, por lo que se tomarán en cuenta los valores estimados en el avalúo para cada activo en lo especifico, haciendo una distribución del valor contable sobre esta base (requiere la contratación del servicio del avalúo) Mediante estos procesos usted puede tener certeza de que la información registrada en sus libros financieros y fiscales es verídica y segura.

Identificamos cada activo de acuerdo a sus características, especificaciones, ubicación, persona responsable del mismo (resguardos), centro de costo, cuenta contable; de tal forma que siempre cuente con información confiable respecto a sus activos. Como apoyo utilizamos un software para la administración del activo fijo, que ha sido diseñado por gente de mucha experiencia en el manejo del activo fijo y que se ha ido perfeccionando a lo largo del tiempo, siendo una alternativa perfecta y económica para la administración del patrimonio.

El Sistema para la Administración del Activo Fijo (SAAF), le ofrece las siguientes ventajas:

• Control de cuentas contables.

• Control del Inventario detallado de activo fijo, incluyendo descripciones detalladas y relación de padres e hijos para cada activo.

• Cálculo de depreciaciones fiscales y contables.

• Actualización de valores de Activos Fijos por índices específicos.

• Carga de los valores de avalúo.

• Control de presupuestos para compras de activos fijos.

• Selección entre activos fijos capitalizables y controlables.

• Multimoneda.

• Carga de Valores de Seguro

• Consulta de imágenes digitalizadas para cada activo (puedes incluir facturas, pedimentos, fotografías, póliza de seguro, etc.

• Opera en Red (es multiusuarios y multiempresas).

• Posibilidad de migración de datos a ERP’s

• Opciones por nivel de usuario.

• Opciones de Consulta y de Emisión de Reportes.

• Cálculo del Impuesto al Activo.

• Compara inventarios físicos contra inventario del software.

• Control de Cambios (Registra cualquier movimiento y lo guarda en memoria)

• Generación automática de resguardos por persona o centro de costo.

Una preocupación constante de las empresas, es el poder verificar que los inventarios de activo circulante o fijo, como materias primas, materiales en proceso y producto terminado existan y se puedan cuantificar tanto en cantidad como costo; de tal manera que se pueda reflejar en sus estados financieros la veracidad de la información con la confianza suficiente de saber que un tercero especialista y no involucrado como parte del proceso (imparcial) ha verificado los mismos emitiendo un reporte confiable.

Hilco Acetec, preocupado de atender este mercado ha desarrollado un programa para la atención de estas necesidades, apoyado en profesionales con conocimiento experto sobre el tema que pueden asesorar en la solución de cualquier necesidad relacionada al inventario.